วงจรการพัฒนาระบบ(SDLC)
ความหมาย เป็นการดำเนินการตามขั้นตอนหรือกระบวนการต่างๆที่กำหนดเอาไว้ในแผนพัฒนาระบบสารสนเทศทางการเงิน เพื่อสร้างระบบงานคอมพิวเตอร์ให้ทำงานเป็นไปตามที่ต้องการ
วงจรการพัฒนาระบบ คือ กระบวนในการพัฒนาระบบสารสนเทศ เพื่อแก้ปัญหาทางธุรกิจและตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ โดยภายในวงจรนั้นจะแบ่งกระบวนการพัฒนาออกเป็นกลุ่มงานหลัก ๆ ดังนี้ ด้านการวางแผน (Planning Phase) ด้านการวิเคราะห์ (Analysis Phase) ด้านการออกแบบ (Design Phase) ด้านการสร้างและพัฒนา (Implementation Phase)
ความสำคัญ ระบบสารสนเทศทั้งหลายมีวงจรชีวิตที่เหมือนกันตั้งแต่เกิดจนตายวงจรนี้จะเป็นขั้นตอน ที่เป็นลำดับตั้งแต่ต้นจนเสร็จเรียบร้อย เป็นระบบที่ใช้งานได้ ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบต้องทำความเข้าใจให้ดีว่าในแต่ละขั้นตอนจะต้องทำอะไร และทำอย่างไร
ขั้นตอนการพัฒนาระบบมีอยู่ด้วยกัน 7 ขั้น ด้วยกัน คือ 1. เข้าใจปัญหา (Problem Recognition) 2. ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) 3. วิเคราะห์ (Analysis) 4. ออกแบบ (Design) 5. สร้างหรือพัฒนาระบบ (Construction) 6. การปรับเปลี่ยน (Conversion) 7. บำรุงรักษา (Maintenance)
ขั้นที่ 1 : เข้าใจปัญหา (Problem Recognition) ระบบสารสนเทศจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อผู้บริหารหรือผู้ใช้ตระหนักว่า ต้องการระบบสารสนเทศหรือระบบจัดการเดิม ได้แก่ระบบเอกสารในตู้เอกสาร ไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอที่ตอบสนองความต้องการในปัจจุบัน ปัจจุบันผู้บริหารตื่นตัวกันมากที่จะให้มีการพัฒนาระบบสารสนเทศมาใช้ในหน่วยงานของตน ในงานธุรกิจ อุตสาหกรรม หรือใช้ในการผลิต ตัวอย่างเช่น บริษัทของเรา จำกัด ติดต่อซื้อสินค้าจากผู้ขายหลายบริษัท ซึ่งบริษัทของเราจะมีระบบ MIS ที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับหนี้สินที่บริษัทขอเราติดค้างผู้ขายอยู่ แต่ระบบเก็บข้อมูลผู้ขายได้เพียง 1,000 รายเท่านั้น แต่ปัจจุบันผู้ขายมีระบบเก็บข้อมูลถึง 900 ราย และอนาคตอันใกล้นี้จะเกิน 1,000 ราย ดังนั้นฝ่ายบริหารจึงเรียกนักวิเคราะห์ระบบเข้ามาศึกษา แก้ไขระบบงาน
ขั้นตอนที่ 2 : ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) จุดประสงค์ของการศึกษาความเป็นไปได้ก็คือ การกำหนดว่าปัญหาคืออะไรและตัดสินใจว่าการพัฒนาสร้างระบบสารสนเทศ หรือการแก้ไขระบบสารสนเทศเดิมมีความเป็นไปได้หรือไม่โดยเสียค่าใช้จ่ายและเวลาน้อยที่สุด และได้ผลเป็นที่น่าพอใจ
ปัญหาต่อไปคือ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องกำหนดให้ได้ว่าการแก้ไขปัญหาดังกล่าวมีความเป็นไปได้ทางเทคนิคและบุคลากร ปัญหาทางเทคนิคก็จะเกี่ยวข้องกับเรื่องคอมพิวเตอร์ และเครื่องมือเก่าๆถ้ามี รวมทั้งเครื่องคอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์ด้วย ตัวอย่างคือ คอมพิวเตอร์ที่ใช้อยู่ในบริษัทเพียงพอหรือไม่ คอมพิวเตอร์อาจจะมีเนื้อที่ของฮาร์ดดิสก์ไม่เพียงพอ รวมทั้งซอฟต์แวร์ ว่าอาจจะต้องซื้อใหม่ หรือพัฒนาขึ้นใหม่ เป็นต้น ความเป็นไปได้ทางด้านบุคลากร คือ บริษัทมีบุคคลที่เหมาะสมที่จะพัฒนาและติดตั้งระบบเพียงพอหรือไม่ ถ้าไม่มีจะหาได้หรือไม่ จากที่ใด เป็นต้น นอกจากนั้นควรจะให้ความสนใจว่าผู้ใช้ระบบมีความคิดเห็นอย่างไรกับการเปลี่ยนแปลง รวมทั้งความเห็นของผู้บริหารด้วย
ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์ (Analysis) เริ่มเข้าสู่การวิเคราะห์ระบบ การวิเคราะห์ระบบเริ่มตั้งแต่การศึกษาระบบการทำงานของธุรกิจนั้น ในกรณีที่ระบบเราศึกษานั้นเป็นระบบสารสนเทศอยู่แล้วจะต้องศึกษาว่าทำงานอย่างไร เพราะเป็นการยากที่จะออกแบบระบบใหม่โดยที่ไม่ทราบว่าระบบเดิมทำงานอย่างไร หรือธุรกิจดำเนินการอย่างไร หลังจากนั้นกำหนดความต้องการของระบบใหม่ ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบจะต้องใช้เทคนิคในการเก็บข้อมูล (Fact-Gathering Techniques) ดังรูป ได้แก่ ศึกษาเอกสารที่มีอยู่ ตรวจสอบวิธีการทำงานในปัจจุบัน สัมภาษณ์ผู้ใช้และผู้จัดการที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับระบบ เอกสารที่มีอยู่ได้แก่ คู่มือการใช้งาน แผนผังใช้งานขององค์กร รายงานต่างๆที่หมุนเวียนใน ระบบการศึกษาวิธีการทำงานในปัจจุบันจะทำให้นักวิเคราะห์ระบบรู้ว่าระบบจริงๆทำงานอย่างไร ซึ่งบางครั้งค้นพบข้อผิดพลาดได้ ตัวอย่าง เช่น เมื่อบริษัทได้รับใบเรียกเก็บเงินจะมีขั้นตอนอย่างไรในการจ่ายเงิน ขั้นตอนที่เสมียนป้อนใบเรียกเก็บเงินอย่างไร เฝ้าสังเกตการทำงานของผู้เกี่ยวข้อง เพื่อให้เข้าใจและเห็นจริงๆ ว่าขั้นตอนการทำงานเป็นอย่างไร ซึ่งจะทำให้นักวิเคราะห์ระบบค้นพบจุดสำคัญของระบบว่าอยู่ที่ใด
การสัมภาษณ์เป็นศิลปะอย่างหนึ่งที่นักวิเคราะห์ระบบควรจะต้องมีเพื่อเข้ากับผู้ใช้ได้ง่าย และสามารถดึงสิ่งที่ต้องการจากผู้ใช้ได้ เพราะว่าความต้องการของระบบคือ สิ่งสำคัญที่จะใช้ในการออกแบบต่อไป ถ้าเราสามารถกำหนดความต้องการได้ถูกต้อง การพัฒนาระบบในขั้นตอนต่อไปก็จะง่ายขึ้น เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจะนำมาเขียนรวมเป็นรายงานการทำงานของ ระบบซึ่งควรแสดงหรือเขียนออกมาเป็นรูปแทนที่จะร่ายยาวออกมาเป็นตัวหนังสือ การแสดงแผนภาพจะทำให้เราเข้าใจได้ดีและง่ายขึ้น หลังจากนั้นนักวิเคราะห์ระบบ อาจจะนำข้อมูลที่รวบรวมได้นำมาเขียนเป็น "แบบทดลอง" (Prototype) หรือตัวต้นแบบ แบบทดลองจะเขียนขึ้นด้วยภาษาคอมพิวเตอร์ต่างๆ และที่ช่วยให้ง่ายขึ้นได้แก่ ภาษายุคที่ 4 (Fourth Generation Language) เป็นการสร้างโปรแกรมคอมพิวเตอร์ขึ้นมาเพื่อใช้งานตามที่เราต้องการได้ ดังนั้นแบบทดลองจึงช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นได้
ขั้นตอนที่4 : การออกแบบ (Design) ในระยะแรกของการออกแบบ นักวิเคราะห์ระบบจะนำการตัดสินใจ ของฝ่ายบริหารที่ได้จากขั้นตอนการวิเคราะห์การเลือกซื้อคอมพิวเตอร์ ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ด้วย (ถ้ามีหรือเป็นไปได้) หลังจากนั้นนักวิเคราะห์ระบบจะนำแผนภาพต่างๆ ที่เขียนขึ้นในขั้นตอนการวิเคราะห์มาแปลงเป็นแผนภาพลำดับขั้น (แบบต้นไม้) ดังรูปข้างล่าง เพื่อให้มองเห็นภาพลักษณ์ที่แน่นอนของโปรแกรมว่ามีความสัมพันธ์กันอย่างไร และโปรแกรมอะไรบ้างที่จะต้องเขียนในระบบ หลังจากนั้นก็เริ่มตัดสินใจว่าควรจะจัดโครงสร้างจากโปรแกรมอย่างไร การเชื่อมระหว่างโปรแกรมควรจะทำอย่างไร ในขั้นตอนการวิเคราะห์นักวิเคราะห์ระบบต้องหาว่า "จะต้องทำอะไร (What)" แต่ในขั้นตอนการออกแบบต้องรู้ว่า " จะต้องทำอย่างไร(How)"
ในการออกแบบโปรแกรมต้องคำนึงถึงความปลอดภัย (Security) ของระบบด้วย เพื่อป้องกันการผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น เช่น "รหัส" สำหรับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์สำรองไฟล์ข้อมูลทั้งหมด เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 5 : การพัฒนาระบบ (Construction) ในขั้นตอนนี้โปรแกรมเมอร์จะเริ่มเขียนและทดสอบโปรแกรมว่า ทำงานถูกต้องหรือไม่ ต้องมีการทดสอบกับข้อมูลจริงที่เลือกแล้ว ถ้าทุกอย่างเรียบร้อย เราจะได้โปรแกรมที่พร้อมที่จะนำไปใช้งานจริงต่อไป หลังจากนั้นต้องเตรียมคู่มือการใช้และการฝึกอบรมผู้ใช้งานจริงของระบบ
ระยะแรกในขั้นตอนนี้นักวิเคราะห์ระบบต้องเตรียมสถานที่สำหรับ เครื่องคอมพิวเตอร์แล้วจะต้องตรวจสอบว่าคอมพิวเตอร์ทำงานเรียบร้อยดี
โปรแกรมเมอร์เขียนโปรแกรมตามข้อมูลที่ได้จากเอกสารข้อมูลเฉพาะของการออกแบบ (Design Specification) ปกติแล้วนักวิเคราะห์ระบบไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องในการเขียนโปรแกรม แต่ถ้าโปรแกรมเมอร์คิดว่าการเขียนอย่างอื่นดีกว่าจะต้องปรึกษานักวิเคราะห์ระบบเสียก่อน เพื่อที่ว่านักวิเคราะห์จะบอกได้ว่าโปรแกรมที่จะแก้ไขนั้นมีผลกระทบกับระบบทั้งหมดหรือไม่ โปรแกรมเมอร์เขียนเสร็จแล้วต้องมีการทบทวนกับนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้งาน เพื่อค้นหาข้อผิดพลาด วิธีการนี้เรียกว่า "Structure Walkthrough " การทดสอบโปรแกรมจะต้องทดสอบกับข้อมูลที่เลือกแล้วชุดหนึ่ง ซึ่งอาจจะเลือกโดยผู้ใช้ การทดสอบเป็นหน้าที่ของโปรแกรมเมอร์ แต่นักวิเคราะห์ระบบต้องแน่ใจว่า โปรแกรมทั้งหมดจะต้องไม่มีข้อผิดพลาด
ขั้นตอนที่ 6 : การปรับเปลี่ยน (Construction) ขั้นตอนนี้บริษัทนำระบบใหม่มาใช้แทนของเก่าภายใต้การดูแลของนักวิเคราะห์ระบบ การป้อนข้อมูลต้องทำให้เรียบร้อย และในที่สุดบริษัทเริ่มต้นใช้งานระบบใหม่นี้ได้
การนำระบบเข้ามาควรจะทำอย่างค่อยเป็นค่อยไปทีละน้อย ที่ดีที่สุดคือ ใช้ระบบใหม่ควบคู่ไปกับระบบเก่าไปสักระยะหนึ่ง โดยใช้ข้อมูลชุดเดียวกันแล้วเปรียบเทียบผลลัพธ์ว่าตรงกันหรือไม่ ถ้าเรียบร้อยก็เอาระบบเก่าออกได้ แล้วใช้ระบบใหม่ต่อไป
ขั้นตอนที่ 7 : บำรุงรักษา (Maintenance) การบำรุงรักษาได้แก่ การแก้ไขโปรแกรมหลังจากการใช้งานแล้ว สาเหตุที่ต้องแก้ไขโปรแกรมหลังจากใช้งานแล้ว สาเหตุที่ต้องแก้ไขระบบส่วนใหญ่มี 2 ข้อ คือ
1. มีปัญหาในโปรแกรม (Bug)
2. การดำเนินงานในองค์กรหรือธุรกิจเปลี่ยนไป
จากสถิติของระบบที่พัฒนาแล้วทั้งหมดประมาณ 40% ของค่าใช้จ่ายในการแก้ไขโปรแกรม เนื่องจากมี "Bug" ดังนั้นนักวิเคราะห์ระบบควรให้ความสำคัญกับการบำรุงรักษา ซึ่งปกติจะคิดว่าไม่มีความสำคัญมากนัก
เมื่อธุรกิจขยายตัวมากขึ้น ความต้องการของระบบอาจจะเพิ่มมากขึ้น เช่น ต้องการรายงานเพิ่มขึ้น ระบบที่ดีควรจะแก้ไขเพิ่มเติมสิ่งที่ต้องการได้
การบำรุงรักษาระบบ ควรจะอยู่ภายใต้การดูแลของนักวิเคราะห์ระบบ เมื่อผู้บริหารต้องการแก้ไขส่วนใดนักวิเคราะห์ระบบต้องเตรียมแผนภาพต่าง ๆ และศึกษาผลกระทบต่อระบบ และให้ผู้บริหารตัดสินใจต่อไปว่าควรจะแก้ไขหรือไม่
ามท้าทายที่เผชิญกับการสร้างระบบการจัดการความรู้คือ -การเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กร -การประเมินความรู้ -การประมวลผลความรู้ -การนำความรู้ไปปฏิบัติ
ความแตกต่างระหว่างวงจรชีวิตของระบบทั่วไป (CSLC) และวงจรชีวิตของระบบการจัดการความรู้ (KMSLC) มีดังนี้
ความคล้ายคลึงกันของ CSLC & KMSLC คือ -พวกเขาทั้งสองเริ่มต้นด้วยปัญหาและจบลงด้วยการแก้ปัญหา -พวกเขาทั้งสองเริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อมูลหรือการจับความรู้ -การทดสอบนั้นเป็นแบบเดียวกันเพื่อให้แน่ใจว่า "ระบบถูกต้อง" และ "เป็นระบบที่เหมาะสม" -ผู้พัฒนาทั้งสองจะต้องเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการออกแบบระบบที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนของ KMSLC1.ประเมินโครงสร้างพื้นฐานที่มีอยู่2.จัดตั้งทีม KM3.การจับความรู้4.การออกแบบ KM พิมพ์เขียว5.ตรวจสอบและตรวจสอบระบบ KM6.ใช้งานระบบ KM7.จัดการโครงสร้างการเปลี่ยนแปลงและรางวัล8.การประเมินระบบภายหลัง
1.Evaluate Existing Infrastructure( การประเมินโครงสร้างพื้นฐานของระบบที่มีอยู่)การระบุและประเมินผลความรู้ปัจจุบันทำให้ง่ายต่อการชี้ให้เห็นช่องว่างที่ขาดหายไปที่สำคัญและปรับรูปแบบของความรู้ใหม่ envt เป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนนี้เรามุ่งเน้นไปที่การปรับระบบการกำหนดขอบเขตการประเมินผลการพิจารณาความเป็นไปได้
2.Form the KM Team(การจัดตั้งทีมงานจัดการความรู้)หลังจากการประเมินโครงสร้างพื้นฐานทางเพศของ บริษัท เสร็จสมบูรณ์ทีม KM ควรจะเกิดขึ้นความสำเร็จของทีมขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ1. ความสามารถของสมาชิกในทีมในด้านบุคลิกภาพทักษะการสื่อสารและประสบการณ์2. ขนาดของทีม3. ความสมบูรณ์ของโครงการ4. ความเป็นผู้นำและแรงจูงใจของทีม5. สัญญามากกว่าสามารถส่งแนบเนียน
3.Knowledge Capture(การรวบรวมข้อมูลมาเก็บไว้เพื่อที่จะเอาข้อมูลความรู้เข้าสู้ระบบ)การจับความรู้เกี่ยวข้องกับการดึงดูดวิเคราะห์และตีความความรู้ที่มนุษย์เชี่ยวชาญใช้ในการแก้ปัญหาเฉพาะ- การจับภาพความรู้และการถ่ายโอนมักจะดำเนินการในทีมไม่ใช่แค่ผ่านบุคคล-capture รวมถึงการพิจารณาความเป็นไปได้การเลือกผู้เชี่ยวชาญการแตะที่ผู้เชี่ยวชาญ·ความรู้และการ retapping ความรู้เพื่อดึงช่องว่างในระบบ & เพื่อตรวจสอบและตรวจสอบความถูกต้องของฐานความรู้หลังจากที่ระบบไม่ทำงาน- ผู้เชี่ยวชาญที่มีความสามารถและมีความร่วมมือจำเป็นต่อความสำเร็จของการเก็บความรู้
4.Design KMS Blueprint(การออกแบบระบบพิมพ์เขียวของการจัดการความรู้)คือการออกแบบทางกายภาพ ขั้นตอนนี้เป็นจุดเริ่มต้นของการออกแบบโครงสร้างพื้นฐาน IT และโครงสร้าง KM เพื่อดำเนินการตามการออกแบบและการปรับใช้จริงของระบบ KM1. เพื่อการทำงานร่วมกันของระบบและความสามารถในการปรับขยายด้วยโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีที่มีอยู่2. กำหนดขอบเขตของระบบ KM ที่เสนอโดยคำนึงถึงผลประโยชน์สุทธิที่ได้รับในใจ 3 พิจารณาส่วนประกอบของระบบที่จำเป็นเช่นตัวเลือกส่วนต่อประสานผู้ใช้ฐานข้อมูลความรู้และการใช้เครื่องมือ
5.Verify and validate the KM System(การสร้างระบบขึ้นมาแล้วตรวจสอบว่าระบบมีความเหมาะสมหรือไม่)1. การตรวจสอบ ขั้นตอนนี้ทำให้แน่ใจว่าระบบนั้นถูกต้อง- โปรแกรมทำสิ่งที่พวกเขาออกแบบมาให้ทำ2.การตรวจสอบความถูกต้อง การทดสอบนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าระบบเป็นระบบที่ใช้การได้ตรงตามความคาดหวังของผู้ใช้เป็นมิตรกับผู้ใช้และสามารถใช้งานได้และสามารถปรับขนาดได้ตามความต้องการ
6.Implement the KM System(การติดตั้งระบบ KM ไปใช้) การใช้งานหมายถึงการแปลงระบบ KM ใหม่เป็นการดำเนินการจริง- การแปลงเป็นขั้นตอนสำคัญในการนำไปใช้งาน ระบบ KM จะถูกแปลงเป็นการดำเนินงานใหม่
- ขั้นตอนอื่น ๆ คือการตรวจสอบการติดตั้งและบำรุงรักษาระบบ KM- เป็นการเปลี่ยนแปลงการนำเสนอความรู้สู่เครื่องจักรที่เทียบเท่ากับโปรแกรมหรือแพคเกจซอฟต์แวร์เฉพาะ
7.Manage Change and Rewards Structure(จัดการโครงสร้างการเปลี่ยนแปลงและรางวัล)องค์กรต้องมีการวางแผนการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่ดี มีผู้นำที่เกี่ยวข้องต้องเป็นผู้นำที่มีความกระตือรือร้น (active leadership)มีการจัดการด้านพฤติกรรมของผู้บริหาร เพื่อให้เป้าหมายและประโยชน์ที่องค์กรต้องการนั้นต้องมีความชัดเจนและมีประสิทธิภาพการสื่อสารถึงผู้เกี่ยวข้อง รวมถึงความถี่ของการสื่อสารด้วย จัดให้มีการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพืการสร้างวัฒนธรรมองค์กรเพื่อสนับสนุนสภาพแวดล้อมใหม่ขององค์กร และควรการจัดการด้านระบบของการตอบแทนหรือการให้รางวัล
8.Post-system evaluation(การประเมินหลังจากที่เอาระบบไปใช้แล้ว)ผลกระทบของระบบจะต้องได้รับการประเมินในแง่ของผลกระทบต่อผู้คนขั้นตอนและประสิทธิภาพของธุรกิจ- ประเด็นหลักของความกังวลคือคุณภาพของการตัดสินใจทัศนคติของผู้ใช้และค่าใช้จ่ายในการประมวลผลและการปรับปรุงความรู้- วัตถุประสงค์คือเพื่อประเมินระบบ KM เป็นมาตรฐานและกำหนดว่าจะบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้ดีเพียงใด- ผู้ใช้เริ่มต้นการตรวจสอบเพื่อการปรับปรุง (การอัพเกรดระบบ) และการบำรุงรักษา (ทำการแก้ไข)
สรุป วงจรชีวิตของระบบการจัดการความรู้ มี 2 ระบบ คือ ระบบทั่วไป (CSLC) และวงจรชีวิตของระบบการจัดการความรู้ (KMSLC) ความคล้ายคลึงกันของ CSLC & KMSLC คือ พวกเขาทั้งสองเริ่มต้นด้วยปัญหาและจบลงด้วยการแก้ปัญหา พวกเขาทั้งสองเริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อมูลหรือการจับความรู้ การทดสอบนั้นเป็นแบบเดียวกันเพื่อให้แน่ใจว่า "ระบบถูกต้อง" และ "เป็นระบบที่เหมาะสม" ผู้พัฒนาทั้งสองจะต้องเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการออกแบบระบบที่เกี่ยวข้อง
ความหมาย เป็นการดำเนินการตามขั้นตอนหรือกระบวนการต่างๆที่กำหนดเอาไว้ในแผนพัฒนาระบบสารสนเทศทางการเงิน เพื่อสร้างระบบงานคอมพิวเตอร์ให้ทำงานเป็นไปตามที่ต้องการ
วงจรการพัฒนาระบบ คือ กระบวนในการพัฒนาระบบสารสนเทศ เพื่อแก้ปัญหาทางธุรกิจและตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ โดยภายในวงจรนั้นจะแบ่งกระบวนการพัฒนาออกเป็นกลุ่มงานหลัก ๆ ดังนี้ ด้านการวางแผน (Planning Phase) ด้านการวิเคราะห์ (Analysis Phase) ด้านการออกแบบ (Design Phase) ด้านการสร้างและพัฒนา (Implementation Phase)
ความสำคัญ ระบบสารสนเทศทั้งหลายมีวงจรชีวิตที่เหมือนกันตั้งแต่เกิดจนตายวงจรนี้จะเป็นขั้นตอน ที่เป็นลำดับตั้งแต่ต้นจนเสร็จเรียบร้อย เป็นระบบที่ใช้งานได้ ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบต้องทำความเข้าใจให้ดีว่าในแต่ละขั้นตอนจะต้องทำอะไร และทำอย่างไร
ขั้นตอนการพัฒนาระบบมีอยู่ด้วยกัน 7 ขั้น ด้วยกัน คือ 1. เข้าใจปัญหา (Problem Recognition) 2. ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) 3. วิเคราะห์ (Analysis) 4. ออกแบบ (Design) 5. สร้างหรือพัฒนาระบบ (Construction) 6. การปรับเปลี่ยน (Conversion) 7. บำรุงรักษา (Maintenance)
ขั้นที่ 1 : เข้าใจปัญหา (Problem Recognition) ระบบสารสนเทศจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อผู้บริหารหรือผู้ใช้ตระหนักว่า ต้องการระบบสารสนเทศหรือระบบจัดการเดิม ได้แก่ระบบเอกสารในตู้เอกสาร ไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอที่ตอบสนองความต้องการในปัจจุบัน ปัจจุบันผู้บริหารตื่นตัวกันมากที่จะให้มีการพัฒนาระบบสารสนเทศมาใช้ในหน่วยงานของตน ในงานธุรกิจ อุตสาหกรรม หรือใช้ในการผลิต ตัวอย่างเช่น บริษัทของเรา จำกัด ติดต่อซื้อสินค้าจากผู้ขายหลายบริษัท ซึ่งบริษัทของเราจะมีระบบ MIS ที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับหนี้สินที่บริษัทขอเราติดค้างผู้ขายอยู่ แต่ระบบเก็บข้อมูลผู้ขายได้เพียง 1,000 รายเท่านั้น แต่ปัจจุบันผู้ขายมีระบบเก็บข้อมูลถึง 900 ราย และอนาคตอันใกล้นี้จะเกิน 1,000 ราย ดังนั้นฝ่ายบริหารจึงเรียกนักวิเคราะห์ระบบเข้ามาศึกษา แก้ไขระบบงาน
ขั้นตอนที่ 2 : ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) จุดประสงค์ของการศึกษาความเป็นไปได้ก็คือ การกำหนดว่าปัญหาคืออะไรและตัดสินใจว่าการพัฒนาสร้างระบบสารสนเทศ หรือการแก้ไขระบบสารสนเทศเดิมมีความเป็นไปได้หรือไม่โดยเสียค่าใช้จ่ายและเวลาน้อยที่สุด และได้ผลเป็นที่น่าพอใจ
ปัญหาต่อไปคือ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องกำหนดให้ได้ว่าการแก้ไขปัญหาดังกล่าวมีความเป็นไปได้ทางเทคนิคและบุคลากร ปัญหาทางเทคนิคก็จะเกี่ยวข้องกับเรื่องคอมพิวเตอร์ และเครื่องมือเก่าๆถ้ามี รวมทั้งเครื่องคอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์ด้วย ตัวอย่างคือ คอมพิวเตอร์ที่ใช้อยู่ในบริษัทเพียงพอหรือไม่ คอมพิวเตอร์อาจจะมีเนื้อที่ของฮาร์ดดิสก์ไม่เพียงพอ รวมทั้งซอฟต์แวร์ ว่าอาจจะต้องซื้อใหม่ หรือพัฒนาขึ้นใหม่ เป็นต้น ความเป็นไปได้ทางด้านบุคลากร คือ บริษัทมีบุคคลที่เหมาะสมที่จะพัฒนาและติดตั้งระบบเพียงพอหรือไม่ ถ้าไม่มีจะหาได้หรือไม่ จากที่ใด เป็นต้น นอกจากนั้นควรจะให้ความสนใจว่าผู้ใช้ระบบมีความคิดเห็นอย่างไรกับการเปลี่ยนแปลง รวมทั้งความเห็นของผู้บริหารด้วย
ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์ (Analysis) เริ่มเข้าสู่การวิเคราะห์ระบบ การวิเคราะห์ระบบเริ่มตั้งแต่การศึกษาระบบการทำงานของธุรกิจนั้น ในกรณีที่ระบบเราศึกษานั้นเป็นระบบสารสนเทศอยู่แล้วจะต้องศึกษาว่าทำงานอย่างไร เพราะเป็นการยากที่จะออกแบบระบบใหม่โดยที่ไม่ทราบว่าระบบเดิมทำงานอย่างไร หรือธุรกิจดำเนินการอย่างไร หลังจากนั้นกำหนดความต้องการของระบบใหม่ ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบจะต้องใช้เทคนิคในการเก็บข้อมูล (Fact-Gathering Techniques) ดังรูป ได้แก่ ศึกษาเอกสารที่มีอยู่ ตรวจสอบวิธีการทำงานในปัจจุบัน สัมภาษณ์ผู้ใช้และผู้จัดการที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับระบบ เอกสารที่มีอยู่ได้แก่ คู่มือการใช้งาน แผนผังใช้งานขององค์กร รายงานต่างๆที่หมุนเวียนใน ระบบการศึกษาวิธีการทำงานในปัจจุบันจะทำให้นักวิเคราะห์ระบบรู้ว่าระบบจริงๆทำงานอย่างไร ซึ่งบางครั้งค้นพบข้อผิดพลาดได้ ตัวอย่าง เช่น เมื่อบริษัทได้รับใบเรียกเก็บเงินจะมีขั้นตอนอย่างไรในการจ่ายเงิน ขั้นตอนที่เสมียนป้อนใบเรียกเก็บเงินอย่างไร เฝ้าสังเกตการทำงานของผู้เกี่ยวข้อง เพื่อให้เข้าใจและเห็นจริงๆ ว่าขั้นตอนการทำงานเป็นอย่างไร ซึ่งจะทำให้นักวิเคราะห์ระบบค้นพบจุดสำคัญของระบบว่าอยู่ที่ใด
การสัมภาษณ์เป็นศิลปะอย่างหนึ่งที่นักวิเคราะห์ระบบควรจะต้องมีเพื่อเข้ากับผู้ใช้ได้ง่าย และสามารถดึงสิ่งที่ต้องการจากผู้ใช้ได้ เพราะว่าความต้องการของระบบคือ สิ่งสำคัญที่จะใช้ในการออกแบบต่อไป ถ้าเราสามารถกำหนดความต้องการได้ถูกต้อง การพัฒนาระบบในขั้นตอนต่อไปก็จะง่ายขึ้น เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจะนำมาเขียนรวมเป็นรายงานการทำงานของ ระบบซึ่งควรแสดงหรือเขียนออกมาเป็นรูปแทนที่จะร่ายยาวออกมาเป็นตัวหนังสือ การแสดงแผนภาพจะทำให้เราเข้าใจได้ดีและง่ายขึ้น หลังจากนั้นนักวิเคราะห์ระบบ อาจจะนำข้อมูลที่รวบรวมได้นำมาเขียนเป็น "แบบทดลอง" (Prototype) หรือตัวต้นแบบ แบบทดลองจะเขียนขึ้นด้วยภาษาคอมพิวเตอร์ต่างๆ และที่ช่วยให้ง่ายขึ้นได้แก่ ภาษายุคที่ 4 (Fourth Generation Language) เป็นการสร้างโปรแกรมคอมพิวเตอร์ขึ้นมาเพื่อใช้งานตามที่เราต้องการได้ ดังนั้นแบบทดลองจึงช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นได้
ขั้นตอนที่4 : การออกแบบ (Design) ในระยะแรกของการออกแบบ นักวิเคราะห์ระบบจะนำการตัดสินใจ ของฝ่ายบริหารที่ได้จากขั้นตอนการวิเคราะห์การเลือกซื้อคอมพิวเตอร์ ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ด้วย (ถ้ามีหรือเป็นไปได้) หลังจากนั้นนักวิเคราะห์ระบบจะนำแผนภาพต่างๆ ที่เขียนขึ้นในขั้นตอนการวิเคราะห์มาแปลงเป็นแผนภาพลำดับขั้น (แบบต้นไม้) ดังรูปข้างล่าง เพื่อให้มองเห็นภาพลักษณ์ที่แน่นอนของโปรแกรมว่ามีความสัมพันธ์กันอย่างไร และโปรแกรมอะไรบ้างที่จะต้องเขียนในระบบ หลังจากนั้นก็เริ่มตัดสินใจว่าควรจะจัดโครงสร้างจากโปรแกรมอย่างไร การเชื่อมระหว่างโปรแกรมควรจะทำอย่างไร ในขั้นตอนการวิเคราะห์นักวิเคราะห์ระบบต้องหาว่า "จะต้องทำอะไร (What)" แต่ในขั้นตอนการออกแบบต้องรู้ว่า " จะต้องทำอย่างไร(How)"
ในการออกแบบโปรแกรมต้องคำนึงถึงความปลอดภัย (Security) ของระบบด้วย เพื่อป้องกันการผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น เช่น "รหัส" สำหรับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์สำรองไฟล์ข้อมูลทั้งหมด เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 5 : การพัฒนาระบบ (Construction) ในขั้นตอนนี้โปรแกรมเมอร์จะเริ่มเขียนและทดสอบโปรแกรมว่า ทำงานถูกต้องหรือไม่ ต้องมีการทดสอบกับข้อมูลจริงที่เลือกแล้ว ถ้าทุกอย่างเรียบร้อย เราจะได้โปรแกรมที่พร้อมที่จะนำไปใช้งานจริงต่อไป หลังจากนั้นต้องเตรียมคู่มือการใช้และการฝึกอบรมผู้ใช้งานจริงของระบบ
ระยะแรกในขั้นตอนนี้นักวิเคราะห์ระบบต้องเตรียมสถานที่สำหรับ เครื่องคอมพิวเตอร์แล้วจะต้องตรวจสอบว่าคอมพิวเตอร์ทำงานเรียบร้อยดี
โปรแกรมเมอร์เขียนโปรแกรมตามข้อมูลที่ได้จากเอกสารข้อมูลเฉพาะของการออกแบบ (Design Specification) ปกติแล้วนักวิเคราะห์ระบบไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องในการเขียนโปรแกรม แต่ถ้าโปรแกรมเมอร์คิดว่าการเขียนอย่างอื่นดีกว่าจะต้องปรึกษานักวิเคราะห์ระบบเสียก่อน เพื่อที่ว่านักวิเคราะห์จะบอกได้ว่าโปรแกรมที่จะแก้ไขนั้นมีผลกระทบกับระบบทั้งหมดหรือไม่ โปรแกรมเมอร์เขียนเสร็จแล้วต้องมีการทบทวนกับนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้งาน เพื่อค้นหาข้อผิดพลาด วิธีการนี้เรียกว่า "Structure Walkthrough " การทดสอบโปรแกรมจะต้องทดสอบกับข้อมูลที่เลือกแล้วชุดหนึ่ง ซึ่งอาจจะเลือกโดยผู้ใช้ การทดสอบเป็นหน้าที่ของโปรแกรมเมอร์ แต่นักวิเคราะห์ระบบต้องแน่ใจว่า โปรแกรมทั้งหมดจะต้องไม่มีข้อผิดพลาด
ขั้นตอนที่ 6 : การปรับเปลี่ยน (Construction) ขั้นตอนนี้บริษัทนำระบบใหม่มาใช้แทนของเก่าภายใต้การดูแลของนักวิเคราะห์ระบบ การป้อนข้อมูลต้องทำให้เรียบร้อย และในที่สุดบริษัทเริ่มต้นใช้งานระบบใหม่นี้ได้
การนำระบบเข้ามาควรจะทำอย่างค่อยเป็นค่อยไปทีละน้อย ที่ดีที่สุดคือ ใช้ระบบใหม่ควบคู่ไปกับระบบเก่าไปสักระยะหนึ่ง โดยใช้ข้อมูลชุดเดียวกันแล้วเปรียบเทียบผลลัพธ์ว่าตรงกันหรือไม่ ถ้าเรียบร้อยก็เอาระบบเก่าออกได้ แล้วใช้ระบบใหม่ต่อไป
ขั้นตอนที่ 7 : บำรุงรักษา (Maintenance) การบำรุงรักษาได้แก่ การแก้ไขโปรแกรมหลังจากการใช้งานแล้ว สาเหตุที่ต้องแก้ไขโปรแกรมหลังจากใช้งานแล้ว สาเหตุที่ต้องแก้ไขระบบส่วนใหญ่มี 2 ข้อ คือ
1. มีปัญหาในโปรแกรม (Bug)
2. การดำเนินงานในองค์กรหรือธุรกิจเปลี่ยนไป
จากสถิติของระบบที่พัฒนาแล้วทั้งหมดประมาณ 40% ของค่าใช้จ่ายในการแก้ไขโปรแกรม เนื่องจากมี "Bug" ดังนั้นนักวิเคราะห์ระบบควรให้ความสำคัญกับการบำรุงรักษา ซึ่งปกติจะคิดว่าไม่มีความสำคัญมากนัก
เมื่อธุรกิจขยายตัวมากขึ้น ความต้องการของระบบอาจจะเพิ่มมากขึ้น เช่น ต้องการรายงานเพิ่มขึ้น ระบบที่ดีควรจะแก้ไขเพิ่มเติมสิ่งที่ต้องการได้
การบำรุงรักษาระบบ ควรจะอยู่ภายใต้การดูแลของนักวิเคราะห์ระบบ เมื่อผู้บริหารต้องการแก้ไขส่วนใดนักวิเคราะห์ระบบต้องเตรียมแผนภาพต่าง ๆ และศึกษาผลกระทบต่อระบบ และให้ผู้บริหารตัดสินใจต่อไปว่าควรจะแก้ไขหรือไม่
ามท้าทายที่เผชิญกับการสร้างระบบการจัดการความรู้คือ -การเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กร -การประเมินความรู้ -การประมวลผลความรู้ -การนำความรู้ไปปฏิบัติ
ความแตกต่างระหว่างวงจรชีวิตของระบบทั่วไป (CSLC) และวงจรชีวิตของระบบการจัดการความรู้ (KMSLC) มีดังนี้
ความคล้ายคลึงกันของ CSLC & KMSLC คือ -พวกเขาทั้งสองเริ่มต้นด้วยปัญหาและจบลงด้วยการแก้ปัญหา -พวกเขาทั้งสองเริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อมูลหรือการจับความรู้ -การทดสอบนั้นเป็นแบบเดียวกันเพื่อให้แน่ใจว่า "ระบบถูกต้อง" และ "เป็นระบบที่เหมาะสม" -ผู้พัฒนาทั้งสองจะต้องเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการออกแบบระบบที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนของ KMSLC1.ประเมินโครงสร้างพื้นฐานที่มีอยู่2.จัดตั้งทีม KM3.การจับความรู้4.การออกแบบ KM พิมพ์เขียว5.ตรวจสอบและตรวจสอบระบบ KM6.ใช้งานระบบ KM7.จัดการโครงสร้างการเปลี่ยนแปลงและรางวัล8.การประเมินระบบภายหลัง
1.Evaluate Existing Infrastructure( การประเมินโครงสร้างพื้นฐานของระบบที่มีอยู่)การระบุและประเมินผลความรู้ปัจจุบันทำให้ง่ายต่อการชี้ให้เห็นช่องว่างที่ขาดหายไปที่สำคัญและปรับรูปแบบของความรู้ใหม่ envt เป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนนี้เรามุ่งเน้นไปที่การปรับระบบการกำหนดขอบเขตการประเมินผลการพิจารณาความเป็นไปได้
2.Form the KM Team(การจัดตั้งทีมงานจัดการความรู้)หลังจากการประเมินโครงสร้างพื้นฐานทางเพศของ บริษัท เสร็จสมบูรณ์ทีม KM ควรจะเกิดขึ้นความสำเร็จของทีมขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ1. ความสามารถของสมาชิกในทีมในด้านบุคลิกภาพทักษะการสื่อสารและประสบการณ์2. ขนาดของทีม3. ความสมบูรณ์ของโครงการ4. ความเป็นผู้นำและแรงจูงใจของทีม5. สัญญามากกว่าสามารถส่งแนบเนียน
3.Knowledge Capture(การรวบรวมข้อมูลมาเก็บไว้เพื่อที่จะเอาข้อมูลความรู้เข้าสู้ระบบ)การจับความรู้เกี่ยวข้องกับการดึงดูดวิเคราะห์และตีความความรู้ที่มนุษย์เชี่ยวชาญใช้ในการแก้ปัญหาเฉพาะ- การจับภาพความรู้และการถ่ายโอนมักจะดำเนินการในทีมไม่ใช่แค่ผ่านบุคคล-capture รวมถึงการพิจารณาความเป็นไปได้การเลือกผู้เชี่ยวชาญการแตะที่ผู้เชี่ยวชาญ·ความรู้และการ retapping ความรู้เพื่อดึงช่องว่างในระบบ & เพื่อตรวจสอบและตรวจสอบความถูกต้องของฐานความรู้หลังจากที่ระบบไม่ทำงาน- ผู้เชี่ยวชาญที่มีความสามารถและมีความร่วมมือจำเป็นต่อความสำเร็จของการเก็บความรู้
4.Design KMS Blueprint(การออกแบบระบบพิมพ์เขียวของการจัดการความรู้)คือการออกแบบทางกายภาพ ขั้นตอนนี้เป็นจุดเริ่มต้นของการออกแบบโครงสร้างพื้นฐาน IT และโครงสร้าง KM เพื่อดำเนินการตามการออกแบบและการปรับใช้จริงของระบบ KM1. เพื่อการทำงานร่วมกันของระบบและความสามารถในการปรับขยายด้วยโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีที่มีอยู่2. กำหนดขอบเขตของระบบ KM ที่เสนอโดยคำนึงถึงผลประโยชน์สุทธิที่ได้รับในใจ 3 พิจารณาส่วนประกอบของระบบที่จำเป็นเช่นตัวเลือกส่วนต่อประสานผู้ใช้ฐานข้อมูลความรู้และการใช้เครื่องมือ
5.Verify and validate the KM System(การสร้างระบบขึ้นมาแล้วตรวจสอบว่าระบบมีความเหมาะสมหรือไม่)1. การตรวจสอบ ขั้นตอนนี้ทำให้แน่ใจว่าระบบนั้นถูกต้อง- โปรแกรมทำสิ่งที่พวกเขาออกแบบมาให้ทำ2.การตรวจสอบความถูกต้อง การทดสอบนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าระบบเป็นระบบที่ใช้การได้ตรงตามความคาดหวังของผู้ใช้เป็นมิตรกับผู้ใช้และสามารถใช้งานได้และสามารถปรับขนาดได้ตามความต้องการ
6.Implement the KM System(การติดตั้งระบบ KM ไปใช้)
7.Manage Change and Rewards Structure(จัดการโครงสร้างการเปลี่ยนแปลงและรางวัล)องค์กรต้องมีการวางแผนการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่ดี มีผู้นำที่เกี่ยวข้องต้องเป็นผู้นำที่มีความกระตือรือร้น (active leadership)มีการจัดการด้านพฤติกรรมของผู้บริหาร เพื่อให้เป้าหมายและประโยชน์ที่องค์กรต้องการนั้นต้องมีความชัดเจนและมีประสิทธิภาพการสื่อสารถึงผู้เกี่ยวข้อง รวมถึงความถี่ของการสื่อสารด้วย จัดให้มีการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพืการสร้างวัฒนธรรมองค์กรเพื่อสนับสนุนสภาพแวดล้อมใหม่ขององค์กร และควรการจัดการด้านระบบของการตอบแทนหรือการให้รางวัล
8.Post-system evaluation(การประเมินหลังจากที่เอาระบบไปใช้แล้ว)ผลกระทบของระบบจะต้องได้รับการประเมินในแง่ของผลกระทบต่อผู้คนขั้นตอนและประสิทธิภาพของธุรกิจ- ประเด็นหลักของความกังวลคือคุณภาพของการตัดสินใจทัศนคติของผู้ใช้และค่าใช้จ่ายในการประมวลผลและการปรับปรุงความรู้- วัตถุประสงค์คือเพื่อประเมินระบบ KM เป็นมาตรฐานและกำหนดว่าจะบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้ดีเพียงใด- ผู้ใช้เริ่มต้นการตรวจสอบเพื่อการปรับปรุง (การอัพเกรดระบบ) และการบำรุงรักษา (ทำการแก้ไข)
สรุป วงจรชีวิตของระบบการจัดการความรู้ มี 2 ระบบ คือ ระบบทั่วไป (CSLC) และวงจรชีวิตของระบบการจัดการความรู้ (KMSLC) ความคล้ายคลึงกันของ CSLC & KMSLC คือ พวกเขาทั้งสองเริ่มต้นด้วยปัญหาและจบลงด้วยการแก้ปัญหา พวกเขาทั้งสองเริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อมูลหรือการจับความรู้ การทดสอบนั้นเป็นแบบเดียวกันเพื่อให้แน่ใจว่า "ระบบถูกต้อง" และ "เป็นระบบที่เหมาะสม" ผู้พัฒนาทั้งสองจะต้องเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการออกแบบระบบที่เกี่ยวข้อง
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น